Per Pol Rubio
Traduït per Andreu Monfà
Barcelona
Fa tan sols una setmana, dimarts dia 30 d’agost, entrava en vigència a Xile el conegut com a Conveni de la Postil·la de l’Haia. Aprofitem la notícia esmentada per indagar al respecte d’aquesta institució, que no és sinó una certificació única que simplifica la legalització de documents públics estrangers, reduint la cadena d’acreditació d’autenticitat dels papers a un tràmit únic.
El procediment tradicional i vigent per a països no adherits al Conveni consisteix en una doble legalització. Abans de res cal disposar de l’original, certificat o còpia notarial del document que cal legalitzar.
En primer lloc, ens hem de remetre a l’organisme públic estatal que tingui la competència esmentada delegada, la qual cosa depèn de la naturalesa del document. En el cas concret d’Espanya hi ha un llistat oficial i, ja que el tràfic mercantil se centra a legalitzar documents expedits per autoritats i funcionaris de l’Administració General de l’Estat, els organismes i ens públics inclosos en la seva estructura i les entitats gestores de la seguretat social, ens hem de dirigir a la secció de Legalitzacions del Ministeri d’Afers Estrangers i de Cooperació, que ho legalitza gratuïtament. En el seu defecte, podem anar a una ambaixada o consolat d’Espanya, cosa que comporta el pagament d’una taxa.
En segon lloc hem de passar, sense excepció, per l’ambaixada del país en qüestió, que s’encarrega de traduir el document, si és necessari, i legalitzar-lo. Els tràmits esmentats solen córrer a compte de l’interessat, si bé es recomana contactar prèviament amb l’ambaixada o consultar la seva pàgina web per contrastar que se sotmeten en els termes descrits a aquest procediment.
Però habitualment podem dotar d’efectes jurídics el nostre document en un país estranger a través de la postil·la. El verb postil·lar es pot definir com col·locar sobre un document públic, o una prolongació del document, un segell que certificarà l’autenticitat de la firma dels documents públics expedits en un país signant del Conveni de l’Haia, de 5 d’octubre de 1961, pel qual se suprimeix l’exigència de Legalització dels Documents Públics Estrangers que hagin de tenir efecte en un altre país signant. I diem “habitualment” ja que la llista actual de països membres és de més d’un centenar i continua creixent, tenint com a últimes adhesions significatives d’aquest any les del Marroc i el Brasil i prevista per a finals la de Dinamarca.
(Font: http://www.traduccion-jurada-oficial.com/blog/wp-content/uploads/2010/10/apostilla-haya-espanol.png)
On obtenir la postil·la, tal com succeïa amb la legalització ordinària, depèn de la naturalesa del document i ho esbrinarem en consideració al Reial Decret 1497/2011, de 24 d’octubre, pel qual es determinen els funcionaris i autoritats competents per realitzar la legalització única o Postil·la prevista pel Conveni XII de la Conferència de l’Haia de Dret Internacional Privat, de 5 d’octubre de 1961. Convé assenyalar que, en alguns casos, cal un reconeixement previ de firma, per exemple certificats de Registres de la Propietat, Mercantil i de Béns Mobles, que han de ser reconeguts per l’encarregat del Registre Mercantil per als Registres de Madrid, Barcelona, Bilbao i València, o el degà president del Col·legi de Registradors de la Propietat, Mercantil i de Béns Mobles d’Espanya.
Partint dels usos dels advocats, per a documents administratius i judicials, inclosos documents del Registre Civil, cal que ens encomanem a l’Oficina Central d’Atenció al Ciutadà del Ministeri de Justícia, a les seves Gerències Territorials i Oficines Delegades de Ceuta i Melilla o a les Secretaries de Govern dels Tribunals Superiors de Justícia excepte si són documents expedits per l’Audiència Nacional o el Tribunal Suprem, cas en què cal sol·licitar el Secretari de Govern del tribunal respectiu; mentre que per a documents notarials i documents privats les firmes dels quals han estat legitimades davant de notari cal passar pels Col·legis Notarials o aquells notaris a qui deleguin.
Un cop vistos tots dos processos, sembla obvi que la postil·la significa un avenç notori en termes d’eficiència, ja que redueix temps i costos, per la qual cosa és d’esperar que la legalització ordinària acabi per jugar un paper residual, per tal de promoure la cooperació entre països.
